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横向科研项目管理流程

横向科研项目管理流程


一、参与横向科研项目投标
        
拟参与横向科研项目投标的教职工,若投标资料需要加盖学校公章,或者需要用到学校事业单位法人证/机构代码证复印件等材料,则以员工编号作为登录账号登录学校科研管理系统http://kyxt.glut.edu.cn/business/login.jsp,点击一级菜单中的“印章申请”——新增,填写相关信息后点击保存,携带相关材料到科技处审核办理。

 二、签订横向科研合同
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、拟定合同

       项目负责人参考《桂林理工大学横向项目合同模板》(科技处主页——下载中心——横向项目下载),与对方当事人商定合同具体内容,也可协商自拟合同。涉及境外自然人、法人和其他组织的各类合同,必须提交具有同等法律效力的中、外文合同文本,报国际交流处审查。合同需要正确写上学校(或校办企业)的银行账户信息,合同内容不得损害学校的利益,具体注意事项请参照《桂林理工大学横向科研项目及经费管理办法》(桂理工科〔20169号)执行。合同一式至少3份,学校科技处留存一份合同原件。

       2、合同审核及登记

        登陆科研管理系统http://kyxt.glut.edu.cn/business/login.jsp,点击“我的项目”——新增——横向合同,填写合同信息,保存成功后待学院主管科研副院长审核。当合同状态为“学院通过”时,携带合同到科技处办理横向合同登记,科技处审核通过的合同由系统生成合同编号。

        3、合同签订盖章

合同审核通过后,项目负责人签字,并通过科研管理系统 “印章申请”申请使用“桂林理工大学合同专用章”。项目负责人凭合同原件到科技处审核,审核通过后,科技处开具“桂林理工大学印章使用审批表”,项目负责人凭审批表到学校校办综合档案室加盖“桂林理工大学合同专用章”。

 4、完善对方签章手续

加盖“桂林理工大学合同专用章”及负责人签字的合同交由对方办理合同签订手续(也可先由对方办理合同签订手续,再完成上述步骤13)。对方签章须使用单位公章或合同章,双方签字盖章后的合同方可生效,最后送一份合同原件至科技处项目管理科留存。

 三、履行横向科研合同

        合同生效后,合同双方须认真履行合同,不得单方修改、废止、口头变更或解除合同。

        在履行合同过程中,我方或对方不能按约履行合同时,项目负责人应及时向学校科技处及二级学院说明情况,并尽可能与对方协商解决。涉及合同变更、中止或解除的,须按《桂林理工大学横向科研项目及经费管理办法》(桂理工科〔20169号)要求另行签订书面合同并报学校科技处登记备案。

 四、项目立项和上账

        1、横向科研经费到达学校银行账户后,项目负责人自行前往学校财务处内部结算中心领取红色的桂林理工大学内部结算中心收款通知单。

        2、项目负责人持合同原件、收款通知单到科技处办理经费上账手续。无有效合同原件的情况一律不予办理上账。

        3、项目负责人持加盖有科技处公章的“到款通知单(财务处)”到财务处办理上账手续。

4、科技处按合同登记年份及合同编号将合同原件分类保管,并实现横向科研项目信息化管理,横向合同的基本信息可在科研管理系统查询。项目负责人需及时更新完善合同基本信息。

五、项目结项
        
项目结题后,项目负责人持相关成果报告等其他资料(如有电子材料须一并提交),如技术报告(含有关图片)、鉴定证书、获奖证书、知识产权证书及资料、价值评估报告等到科技处办理结项手续。科技处审核通过后,将结题材料转移至学校档案室保管。

桂林理工大学横向项目流程图.jpg